Cuando gestionar un negocio con hojas de cálculo nos resulta insuficiente, es el momento de cambiar a un sistema ERP. Sin embargo, el cambio no es un paso fácil.

Para tomar la decisión de cambio, hay que tener mucho cuidado a la hora de elegir la solución de software: es un proceso largo y la integración suele ser muy laboriosa. Además, en el caso de las pymes, todavía hay muchas pequeñas y medianas empresas que se resisten a buscar el apoyo de la tecnología para automatizar sus procesos y modernizar su gestión. Es preciso un cambio de mentalidad que sirva para concienciar a sus responsables sobre la necesidad de innovación, no solo en los productos o servicios que ofrece, sino en los procesos, en los métodos y en la tecnología sobre la que deberá apoyar su negocio para hacerlo más ágil, más rápido y más eficiente.

Por eso es necesario que todas las organizaciones dediquen una parte de sus presupuestos a la formación. Solo así será posible entender qué es, para qué sirve y qué ventajas aporta la tecnología y, con ello, actualizar y modernizar las soluciones, minimizando los esfuerzos adicionales e impulsando la mejora continua. Invertir, tiempo y recursos, en formación debería estar entre las prioridades de los responsables de las pymes.

Para tomar la decisión de afrontar el cambio de la manera más eficiente posible, nos surgen algunas preguntas a las que responder: 

  • ¿Cuál es el tamaño de mi empresa?: lo primero a tener en cuenta. Algunos sistemas son adecuados para las empresas grandes, mientras que otros se especializan en las pequeñas y medianas empresas.
  • ¿Solución completa o modular?: muchos proveedores de ERP no solo proponen una solución completa (ERP Suite) sino que también ofrecen la posibilidad de elegir aquellos elementos del software que el negocio necesita. Una solución modular puede proporcionar importantes ahorros en los costes.
  • ¿On Premise o SaaS?: se puede elegir entre un sistema ERP instalado localmente (On Premise o bajo requisito) o una solución en la nube (Software as a Service). En principio, los sistemas instalados localmente ofrecen una gran flexibilidad de personalización. No obstante, estos ajustes requieren conocimientos técnicos «Know-How» de los cuales tiene que disponer la empresa.
  • ¿Cuántos usuarios tendrán acceso a él?: cuantos más usuarios accedan, mayor número de formaciones habrá que realizar. Por ello sería conveniente un ERP de uso sencillo que agilizara este proceso.

 

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